Politique sur la protection des renseignements personnels de la Fondation Marie-Clarac

 

1. Politique de confidentialité

2. Politique de conservation et destruction des dossiers

3. Politique de traitement des plaintes

4. Politique de reconnaissance

Politique de confidentialité

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comme nous sommes un organisme qui œuvre pour amasser du financement pour le secteur de la santé, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements et d’information. La confidentialité est importante pour nous. Nous nous conformons aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, en remplissant un formulaire de participation à un événement ou de don, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Qui sommes-nous et que faisons-nous?

Créée en novembre 1996, la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac contribue à maintenir la qualité des services offerts aux patients par l’achat d’équipements ainsi que par le financement de divers services et projets novateurs.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

• Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
• Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
• Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des commentaires et des réponses à des sondages;
• Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous avons rendus;
• Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac;
• Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
• Des renseignements comme votre politique de dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce à quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus;
• Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
• Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :

• Lors de l’inscription à des évènements-bénéfice et infolettres;
• Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don;
• Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
• Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
• Lors d’échanges par courrier, courriel ou téléphone.

Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :

• Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
• Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
• À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.
• À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres.
• À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler à la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac.
• Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
• Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit.
• Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
• Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.
• Pour reconnaitre la générosité des donateurs sur le tableau de reconnaissance installé dans l’Hôpital.

Avec qui partageons-nous des renseignements personnels ?

La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac est un organisme à but non lucratif dûment incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à toute entité du réseau de la Fondation et être traités par une telle entité. Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

• Des bénévoles de la Fondation pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
• Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services.
• Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
• L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;
• Nous utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre
  l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
• La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac ne partage pas les renseignements
  personnels de ses donateurs avec d’autres organismes de bienfaisance.

L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Facebook, LinkedIn, YouTube, Google, pour promouvoir ses contenus et des offres.

Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.

Pour de plus amples renseignements, nous vous invitons à consulter notre Politique sur les témoins.

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité sur la protection des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique     « Comment communiquer avec nous ».

Comment protégeons-nous les renseignements personnels ?

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais dès notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
• Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli)
• Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle)
• Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

Comment utilisons-nous les témoins et les technologies similaires ?

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez vous reporter à notre Politique sur les témoins (cookies) ci-dessous,, laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.

Comment communiquer avec nous ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Mme Marie-Josée Chouinard
Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac
3530, boulevard Gouin Est

Montréal (Québec) H1H 1B7

514 321-8800, poste 2305

info@fondationmarieclarac.org

Comment mettons-nous à jour la présente politique sur la protection des renseignements personnels ?

Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La dernière mise à jour de la présente politique a été effectuée le 2 octobre 2023.

 

POLITIQUE SUR LES TÉMOINS
(VALIDER AVEC LA PERSONNE CHARGÉE DU SITE WEB)

 

Consentement

En utilisant notre site Web ( https://fondationmarieclarac.org/fr/accueil/ ), vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique concernant les témoins. Vous aurez vu une invitation à cet égard lors de votre première visite sur ce site Web; bien qu’elle ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.

 

Désactiver les témoins

Lorsque l’organisation paramétrant le témoin offre un outil de désactivation automatique à l’égard de ce ou ces témoins, nous indiquons le nom de cette organisation, la catégorie des témoins qu’elle paramètre ainsi qu’un lien vers son outil de désactivation automatique. Dans tous les autres cas, nous indiquons le nom des témoins eux-mêmes et leur source à la date de la présente politique concernant les témoins pour que vous puissiez facilement les identifier et les désactiver si vous le désirez au moyen des commandes de votre navigateur.

Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces témoins, veuillez les désactiver en suivant les instructions pour votre navigateur énoncées au site suivant (Tout sur les cookies informatique | All About Cookies) ou utiliser un outil de désactivation automatique, le cas échéant. Toutefois, certains services ne fonctionneront pas aussi bien si les témoins sont désactivés.

Après votre visite initiale sur ce site Web, nous pouvons modifier les témoins que nous utilisons. La présente politique concernant les témoins vous permettra toujours de savoir qui met en place des témoins, à quelle fin et quels sont les moyens pour les désactiver si vous la vérifiez de temps à autre.

 

Quels types de témoin sont utilisés par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac?

Les catégories de témoins utilisées par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac et ses fournisseurs sont décrites ci-dessous.

 

Témoins strictement nécessaires

Ces témoins sont essentiels pour vous permettre de naviguer sur le site Web et d’accéder à ses fonctionnalités.

Sans ces témoins, les services que vous demandez (comme la navigation d’une page à l’autre) ne peuvent pas être assurés.

 

Témoins de performance

Nous utilisons des témoins analytiques pour analyser comment nos visiteurs utilisent nos sites Web et pour surveiller la performance du site Web. Cela nous permet d’assurer une expérience de haute qualité en personnalisant notre offre et en repérant et en corrigeant rapidement tout problème. Par exemple, nous pourrions utiliser des témoins de performance pour faire le suivi des pages qui sont les plus populaires, pour établir quelle méthode de liaison entre les pages est la plus efficace et pour déterminer pourquoi certaines pages reçoivent des messages d’erreur. Nous pourrions également utiliser ces témoins pour cibler des articles ou des services du site en fonction de leur pertinence pour vous selon votre utilisation du site Web. Nous ou nos fournisseurs n’associons pas l’information recueillie par ces témoins à votre information personnelle.

 

Témoins de fonctionnalité du site Web

Nous recourons à des témoins pour vous offrir une certaine fonctionnalité. Par exemple, pour nous souvenir des choix que vous faites (comme votre nom d’utilisateur, votre langue ou votre région) ou pour reconnaître la plateforme à partir de laquelle vous accédez au site et pour vous fournir des fonctionnalités améliorées et plus personnelles. Ces témoins ne sont pas utilisés pour suivre votre navigation sur d’autres sites.

 

Témoins de ciblage

Les témoins de ciblage (ou témoins publicitaires) recueillent de l’information sur vos habitudes de navigation et servent à mieux cibler la publicité en fonction de vous et de vos intérêts. Ils sont utilisés par les services assurés par des tiers, comme les boutons Aimer ou Partager. Les témoins AddThis susmentionnés sont également des exemples de témoins de ciblage. Les tiers fournissent ces services en échange de la reconnaissance que vous avez visité notre site Web.

Lorsque vous utilisez les boutons LinkedIn, Twitter ou autres boutons de partage disponibles, vous êtes dirigé vers une page contrôlée par ces entreprises, qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage), et vous serez assujetti aux politiques concernant les témoins de LinkedIn, de Twitter ou d’un autre site Web pertinent, respectivement.

 

Utilisation d’adresses IP et de journaux Web

Nous pourrions également utiliser votre adresse IP et votre type de navigateur pour aider à diagnostiquer des problèmes touchant notre serveur, pour administrer notre site Web et pour améliorer le service que nous vous offrons. Une adresse IP est un code numérique qui désigne votre ordinateur sur Internet. Votre adresse IP pourrait également servir à recueillir de l’information démographique globale.

Nous pourrions procéder à des vérifications d’adresses IP pour établir le domaine dont vous provenez (p. ex. google.com) afin d’obtenir un meilleur portrait des données démographiques de nos utilisateurs.

L’information provenant de ces types de témoin et de technologie n’est pas combinée à l’information vous concernant provenant d’une autre source et ne permettra pas d’établir votre identité.

 

Pixels invisibles dans les courriels HTML et webinaires

Nos courriels de marketing renferment un « pixel invisible » unique propre à la campagne qui nous avise si nos courriels sont ouverts et qui, combiné à une autre technologie, vérifie les clics sur les liens contenus dans le courriel. Nous pourrions utiliser cette information à diverses fins, notamment pour établir lesquels de nos courriels vous intéressent le plus et pour demander aux utilisateurs qui n’ouvrent pas nos courriels s’ils souhaitent continuer de les recevoir. Le pixel sera supprimé lorsque vous supprimerez le courriel. Si vous ne souhaitez pas que le pixel soit téléchargé sur votre appareil, vous devriez choisir de ne pas cliquer sur les liens que nous vous envoyons. Cette information peut être liée à votre identité personnelle.

 

La politique concernant les témoins ne couvre pas les sites Web tiers

Veuillez prendre note que la présente politique concernant les témoins ne s’applique pas aux pratiques en matière de protection de la vie privée de sites Web tiers qui peuvent figurer dans des liens sur ce site Web ou être accessibles à partir de celui-ci, et que nous ne sommes pas responsables à l’égard de telles pratiques.

 

Changements touchant la politique concernant les témoins

Nous pourrions mettre à jour la présente politique concernant les témoins et nous vous encourageons à passer en revue la politique de temps à autre pour demeurer au fait de la manière dont nous utilisons les témoins. La dernière mise à jour de la présente politique concernant les témoins date de 2 octobre 2023.

 

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Politique de conservation et destruction des dossiers

1. Objectif

L’objectif de cette politique est de fournir des procédures de fermeture, de conservation et de destruction des dossiers maintenus par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac

2. Définitions

2.1 Dans la présente politique :

« Date de fermeture de dossier ou d’un fichier » s’entend de la date à laquelle le responsable d’un dossier a déterminé que le dossier ou fichier est terminé et à partir de laquelle il détermine la destruction du dossier.
« Date de destruction du dossier ou d’un fichier » s’entend de la date à partir de laquelle un dossier peut être détruit.
« Dossier ou fichier » s’entend d’un document ou dossier informatique pouvant contenir des renseignements personnels. Un fichier de donateur dans notre base de données contenant généralement des renseignements personnels représente un fichier au regard de la présente politique.

3. Examiner et fermer le dossier

3.1 Quand un dossier ou un fichier est terminé, le responsable détermine la date de fermeture du dossier et sa date de destruction. Un dossier ou un fichier comportant des renseignements personnels peut être détruit, anonymisé ou désindexé selon la loi. La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac détruira tout dossier pour lequel aucun consentement à l’utilisation des renseignements personnels n’a été obtenu au 22 septembre 2023 ou un consentement a été consenti mais dont la date a atteint une durée de 10 ans.

3.2 Avant de fermer un dossier physique, le responsable doit prendre les mesures requises pour que tout renseignement personnel au dossier soit détruit, notamment par déchiquetage;

3.3 La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac doit aussi supprimer des doubles de copies électroniques de documents qui ont été sauvegardés.

3.4 Quand le dossier est clos, la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac verse une note à cet effet dans ses registres.

3.5 La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac tient des registres identifiant les dossiers clos, y compris la date de fermeture et le cas échéant, la date de destruction.

4. Conservation des dossiers fermés

4.1 Les dossiers fermés sont entreposés dans un lieu physique pour maintenir la confidentialité des renseignements personnels obtenus et pour les protéger contre les dommages ou la perte. Ils peuvent aussi être conservés sur un support informatique.

5. Destruction des dossiers

5.1 Quand le responsable de l’affaire ferme le dossier et si le dossier est prêt pour la destruction (voir article ci-dessous), la date de destruction est déterminée selon la norme de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac tel que défini dans l’article 5.2 à moins que le responsable de l’affaire détermine qu’une autre date de destruction conviendrait mieux.

5.2 La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac conserve les dossiers fermés principalement pour satisfaire aux craintes concernant la gestion du risque. En conséquence, il est prudent de conserver le dossier fermé pendant une période déterminée selon la prescription durant laquelle des réclamations peuvent être déposées à l’égard de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac.

Dans le doute, le responsable de l’affaire devrait désigner la période applicable la plus longue précédant la date de destruction. La date de destruction pour la plupart des dossiers doit être de dix (10) ans après la date de fermeture fixée par le responsable de l’affaire. Une autre date de destruction des dossiers devrait être fixée par le responsable de l’affaire selon les circonstances du dossier.

5.3 La date de destruction doit être suspendue dans les cas suivants se rapportant directement ou indirectement à l’affaire : a) une réclamation réelle ou potentielle déposée contre la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac, b) une demande de divulgation portant sur les renseignements personnels obtenus par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac c) audits et enquêtes gouvernementales. Cela peut être ordonné par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

5.4 La date de destruction de dossiers peut être reportée à tout moment au besoin.

5.5 Cette politique doit s’appliquer de manière à assurer le maintien de la confidentialité des renseignements personnels contenus aux dossiers et le respect des lois applicables en matière de protection des renseignements privés.

5.6 Toute fermeture ou destruction de dossier ou fichier doit au préalable être autorisée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

 

 

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Politique de traitement des plaintes

La présente politique vise à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes. Elle s’adresse à toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.

But de la politique

La politique de traitement des plaintes vise à mettre en place une procédure équitable et transparente afin de traiter les plaintes reçues par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac, le cas échéant. Elle a également pour objectif de soutenir la qualité des services et d’offrir l’opportunité à toute personne d’exprimer son insatisfaction.

Le présent document encadre la réception des plaintes, la transmission de l’accusé de réception, la création du dossier de plainte et la compilation des plaintes reçues, et ce, dans un souci d’écoute de la clientèle et d’amélioration continue.

Responsable

La responsable de l’application de la politique est Mme Marie-Josée Chouinard, directrice générale de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac. Elle agit à titre de répondante et s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard. La responsable doit également transmettre aux employés toute l’information nécessaire au respect de la présente politique.

La responsable a principalement pour fonctions de :

• Veiller à l’application de la présente politique;
• S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant;
• Enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant;
• Répondre au plaignant.

Plainte

Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :

• Une insatisfaction à l’égard de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac par une personne qui s’estime lésée;
• Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac;
• La réclamation d’une mesure correctrice.

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac et sans qu’une plainte écrite ait été déposée par un individu.

Réception de la plainte

La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante :

Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac

Mme Marie-Josée Chouinard

3530, boulevard Gouin Est

Montréal (Québec) H1H 1B7

 

514 321-8800, poste 2305

info@fondationmarieclarac.org

La communication doit indiquer les éléments suivants:

• Nom du plaignant
• Son adresse
• Son numéro de téléphone
• Son courriel ou son numéro de télécopieur, le cas échéant
• Motifs de la plainte soumise

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

Tout employé/contractuel saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la politique, soit Mme Marie-Josée Chouinard.

Tout employé qui reçoit une plainte verbale doit informer le plaignant de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac sa plainte par écrit.

Le responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception.

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

• Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
• Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
• Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai fixé, soit 5 jours ouvrables, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
• La politique de traitement des plaintes.

Création du dossier de plainte

Afin d’assurer un traitement équitable et transparent, chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le dossier comporte les éléments suivants :

• La plainte écrite;
• Le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse ainsi que les documents afférents);
• La réponse finale au plaignant écrite et motivée.

Traitement d’une plainte

Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.

Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.

Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 2 octobre 2023

Pour toute question ou commentaire concernant le traitement des plaintes, nous vous invitons à communiquer directement avec la responsable :

Mme Marie-Josée Chouinard
Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac

3530, boulevard Gouin Est

Montréal (Québec) H1H 1B7

514 321-8800, poste 2305

info@fondationmarieclarac.org

 

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Politique de reconnaissance

Objectifs

La politique de reconnaissance de la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac a été créée dans le but de remercier ses donateurs de leur contribution. Elle est conçue de manière à ce qu’il y ait équité entre les donateurs d’un même niveau de don, et cohérence entre les catégories de donateurs établies.

Buts

La présente politique vise à

• Établir des critères appropriés et adéquats pour déterminer les catégories de donateurs majeurs;
• Établir les moyens équitables de reconnaître leur contribution.

Principes et règles

La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac

• S’assure d’un traitement juste et équitable envers ses donateurs;
• S’assure que les informations transmises par ses donateurs soient traitées de manière strictement confidentielle;
• S’assure de préserver l’anonymat des donateurs qui en font la demande.

Champ d’application

La politique de reconnaissance des dons s’applique aux individus, aux entreprises et aux regroupements qui font un don à la Fondation. De ces dons sont exclus l’achat de billets à des événements ou l’achat d’articles promotionnels.

Types de donateurs

Donateur régulier

Le donateur régulier est une personne physique ou morale qui effectue un don de manière spontanée ou par engagement comprenant des versements sur une période déterminée.

Donateur in memoriam

Le donateur in memoriam est un donateur qui offre un don à la suite d’un décès, en la mémoire d’une personne.

Donateur don planifié

Le don planifié désigne tout don qui a fait l’objet d’une planification financière, fiscale ou successorale, notamment le don testamentaire ou le don planifié d’assurance vie.

Donateur campagne spéciale

Le donateur d’une campagne spéciale (campagne majeure, opération-équipements) est un donateur qui remet un don dans le cadre d’une campagne de financement visant un projet précis.

Catégories de dons

• 500 $ et plus
• 1 000 $ et plus
• 2 500 $ et plus
• 5 000 $ et plus
• 10 000 $ et plus
• 25 000 $ et plus
• 50 000 $ et plus
• 75 000 $ et plus
• 100 000 $ et plus
• 200 000 $ et plus
• 300 000 $ et plus
• 500 000 $ et plus
• 1 000 000 $ et plus
• Etc. par tranche d’un million de dollars

Reconnaissance des donateurs

Les donateurs sont reconnus selon le type de don et la catégorie du don.
Tous les dons de 500 $ et plus sont affichés sur le tableau de donateurs dans le hall de l’hôpital, selon la catégorie du don.
Le tableau des donateurs est un tableau perpétuel où les dons cumulés par chacun des donateurs sont affichés. La Fondation compile les dons offerts par un individu, une entreprise ou un regroupement, à l’exception des compagnies à numéro étant donné leur caractère anonyme, afin d’afficher le cumulatif des dons reçus par chacun.
Les dons de la dernière année sont affichés de façon distincte. Ces derniers sont ensuite cumulés avec les autres dons pour faire place aux dons de l’année suivante.
La Fondation effectue la mise à jour des plaques une fois par année et est responsable de sa mise à jour.

Reconnaissance des dons in memoriam

Les donateurs qui offrent un don de 500 $ et plus en mémoire d’une personne voient leur nom affiché sur le tableau des donateurs au même titre que les autres donateurs.
Pour les dons in memoriam, la Fondation compile les dons offerts au nom d’une même personne. Les noms des personnes pour lesquelles un montant de 1000 $ et plus est cumulé sont inscrits sur une murale représentant les ailes d’un ange qui est affichée aux Soins palliatifs.

Reconnaissance des dons d’équipement

À l’occasion d’une campagne ciblant des besoins matériels, telle Opération-Équipements, des donateurs peuvent financer l’achat d’équipement précis.
Leur don pourra être reconnu par une plaque affichée sur l’équipement acheté. Cette plaque demeurera en place pour la durée de vie de l’équipement.
Pour le financement de l’ameublement d’une chambre aux soins palliatifs, la valeur a été établie à 10 000 $ pour les chambres régulières et à 25 000 $ pour les deux grandes chambres (275 et 306). Pour un don d’équipements pour une chambre, la plaque honorant la générosité d’un donateur demeurera en place jusqu’à ce qu’une nouvelle campagne soit nécessaire pour rénover les chambres. La priorité serait alors donnée aux détenteurs d’une plaque de renouveler leur engagement avant de retirer la plaque pour solliciter un autre donateur.
Il faut savoir que, dans un programme de reconnaissance par les lieux, la valeur attribuée aux différentes possibilités de désignation au nom d’un donateur n’est pas fondée sur le coût réel du lieu, mais bien sur sa visibilité et son prestige. On tient compte de la grandeur du lieu et de son achalandage.

Considérations

Bien que la Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac détermine des montants de 500 $ et plus pour inscrire un nom sur le tableau des donateurs et un montant de 1000 $ et plus pour afficher un nom sur l’ange des soins palliatifs, la Fondation reconnaît l’importance de chacun des dons qui contribue au mieux-être des patients de l’établissement de santé.

Gouverneurs

La Fondation peut octroyer exceptionnellement le titre honorifique de Gouverneur à des personnes afin de souligner leur engagement émérite.

Critères d’admissibilité

• Un Gouverneur se démarque de façon extraordinaire par ses réalisations remarquables ainsi que son impact sur la Fondation et l’Hôpital.
• Il fait preuve d’une appartenance qui se dénote dans le temps.

Critères de sélection

La candidature au titre de Gouverneur doit être soumise par écrit par un membre du conseil d’administration de la Fondation au Bureau de direction en utilisant le formulaire prévu à cet effet. La personne proposée de doit pas être informée de sa mise en candidature.

Confidentialité

Toute présentation de candidature au Bureau de direction doit être effectuée sous le sceau de la confidentialité par respect pour les candidats potentiels et pour préserver l’autonomie du Bureau de direction. La Fondation de l’Hôpital Marie-Clarac demande aux personnes qui proposent une candidature, ainsi qu’aux autres personnes concernées, de respecter cette exigence.

Restriction

Il est à noter que le Bureau de direction peut refuser de considérer une candidature dont la présentation ne respecte pas la procédure.

Décision

Après analyse du dossier, le Bureau de direction avise le proposeur par écrit de sa décision. Si la candidature est retenue, elle sera soumise au conseil d’administration pour être entérinée.

Reconnaissance des Gouverneurs

• Un Gouverneur se voit remettre un certificat attestant que la Fondation lui octroie le titre de Gouverneur.
• Le nom du Gouverneur est inscrit au tableau d’honneur parmi les Gouverneurs.
• La photo du Gouverneur est affichée dans le salon des Gouverneurs.
• La visibilité du titre de Gouverneur est octroyée jusqu’à nouvel ordre.

Ambassadeurs

La Fondation peut octroyer exceptionnellement le titre honorifique d’Ambassadeur à une personne afin de souligner son apport inestimable.

Critères d’admissibilité

• Un Ambassadeur est une figure emblématique de la mission de la Fondation et de l’Hôpital.
• Il est l’instigateur d’un projet majeur qui a marqué l’histoire de la Fondation et de l’Hôpital.

Critères de sélection

 

En raison de son engagement dans l’organisation, la candidature d’un Ambassadeur doit être une évidence en soi. Aucune soumission de candidature n’est prévue.
Le Bureau de direction soumet la candidature retenue au conseil d’administration pour approbation à l’unanimité.

Confidentialité

La confidentialité du processus de sélection doit être respectée en tout temps afin de préserver l’autonomie du Bureau de direction. Cette exigence doit être honorée en tout temps.

Restriction

Il est à noter que le Bureau de direction peut refuser de considérer une candidature dont la présentation ne respecte pas les critères.

Reconnaissance des Ambassadeurs

• Un Ambassadeur se voit remettre un certificat attestant que la Fondation lui octroie le titre d’Ambassadeur.
• Le nom de l’Ambassadeur est inscrit au tableau d’honneur parmi les Ambassadeurs.
• La photo de l’Ambassadeur est affichée dans le salon des Gouverneurs.
• La reconnaissance octroyée à l’Ambassadeur est perpétuelle.

Comité de reconnaissance

Le Comité de reconnaissance est nommé par le Conseil d’administration. Il est composé de la directrice de la Fondation, de la directrice générale de l’Hôpital et par des administrateurs de la Fondation ou par toutes autres personnes recommandées par les membres du Conseil d’administration.

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